Gestione di progetto con WBS, KPI e risorse

Project management

• Programma: è un’iniziativa a lungo termine, di norma implicante più di un progetto.
• Progetto: è un insieme complesso di attività integrate, con obiettivi, schedulazioni e budget definiti, caratterizzato da un inizio ed una fine solitamente compresi in un periodo di 3 anni.
• Compito: è uno sforzo a breve termine, che insieme ad altri costituisce un progetto.

Il progetto è un’attività unica e non ripetitiva, con obiettivi specifici e durata definita e con budget, programmazione e struttura organizzativa dedicati.

Il project management è l’applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche a un’ampia gamma di attività, per soddisfare i requisiti di uno specifico progetto.

Variabili di progetto

Quattro variabili definiscono ogni progetto: tempi, costi, risorse e qualità.

I vincoli sulle risorse generano un trade-off tra tempi, costi e qualità.

Fasi di progetto

Un progetto include 3 fasi principali:

• pianificazione: definizione del progetto, fissazione degli obiettivi e organizzazione del team;
• scheduling: allocazione di persone, denaro e risorse alle attività e definizione delle relazioni tra esse;
• controllo: monitoraggio delle risorse, costi e qualità e revisione dei piani per rispettare tempi e costi;

Difficoltà di un progetto

La difficoltà di un progetto dipende da tre dimensioni:

• scala: dimensione del progetto, budget, persone coinvolte;
• complessità: numero e interazione delle attività e degli stakeholder;
• incertezza: mancanza di conoscenza a priori sui requisiti, le tecnologie e gli output;

Metriche di progetto

I costi vengono monitorati attraverso tre metriche principali:

• Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS): costo pianificato per l’avanzamento previsto;
• Actual Cost of Work Performed (ACWP): costo effettivamente sostenuto;
• Budgeted Cost of Work Performed (BCWP): valore delle attività realizzate;

Key Performance Indicators (KPI)

I KPI sono indicatori quantitativi e misurabili che permettono di valutare in modo oggettivo l’avanzamento e la performance di un progetto rispetto agli obiettivi pianificati.

Un buon KPI è:

• specific: specifico e chiaramente definito;
• measurable: misurabile in modo oggettivo;
• achievable: raggiungibile e realistico;
• relevant: rilevante per gli obiettivi;
• time-bound: definito nel tempo;

I KPI si organizzano lungo le 4 variabili di progetto:

• tempi:

  • Schedule Variance (SV): BCWP - BCWS;
  • Schedule Performance Index (SPI): BCWP / BCWS;
  • milestone raggiunte / pianificate;
  • ritardo medio delle attività;

• costi:

  • Cost Variance (CV): BCWP - ACWP;
  • Cost Performance Index (CPI): BCWP / ACWP;
  • Burn rate: denaro speso a settimana;
  • ROI atteso / payback period;

• risorse:

  • utilizzo risorse / capacità;
  • productivity rate: output persona / giorno;
  • ore di overtime / totali;
  • turnover del team di progetto;

• qualità:

  • tasso di difetti / totale;
  • rilavorazioni / scarti;
  • customer satisfaction (CSAT, NPS);
  • requisiti soddisfatti / totali;

Work breakdown structure (WBS)

L’approccio divide et impera suddivide il progetto in porzioni gestibili (work packages). Si genera così una struttura gerarchica ad ‘albero genealogico’.

Le milestone sono eventi che segnano il completamento dei deliverable principali del progetto.

L’unità di livello più basso della WBS è il work package (WP), che costituisce l’insieme di attività elementari che interagiscono con gli altri WP.

Un WP è determinato univocamente da: input richiesti, output prodotti, risorse necessarie e responsabilità.

Diagrammi di Gantt

Il diagramma di Gantt è un tipo di grafico a barre che illustra la pianificazione di un progetto, con le date di inizio e fine delle attività e delle macro-fasi. Serve a visualizzare le precedenze e dipendenze tra le attività.

Le barre rappresentano i work packages della WBS.

Critical path method (CPM)

Il CPM è una tecnica usata per modellare e analizzare la pianificazione del progetto. Richiede una lista di tutte le attività (WBS), la durata stimata e le dipendenze di ciascuna.

Il cammino critico è la sequenza di attività con la durata totale più lunga del progetto. Qualunque ritardo su un’attività del cammino critico ritarda l’intero progetto.

Il crashing consiste nel velocizzare il cammino critico aumentando il numero di risorse dedicate alle sue attività. Il costo aumenta sempre di più all’incrementare della riduzione dei tempi.

Network diagram

Rappresenta le dipendenze tra attività in un grafo.

CPM activity-on-node

Ogni attività è un nodo con i tempi early/late e dipendenze come archi.

Float e profilo risorse

Il float (scorrimento) può essere usato per livellare il consumo di risorse nel tempo.

Gestione delle risorse

Esistono due tipi di manager:

• Manager di funzione: mantiene gli standard di efficienza/efficacia, gestisce e mantiene le risorse e le competenze e le mette a disposizione dei progetti aziendali.
• Manager di progetto: indirizza le risorse disponibili per perseguire gli obiettivi di progetto.

La matrice RACI è lo strumento usato per assegnare responsabilità su attività e deliverable.

• Responsible: esegue il lavoro, è responsabile del completamento dell’attività;
• Accountable: garantisce che il lavoro sia fatto (uno per attività);
• Consulted: fornisce input/feedback in maniera attiva;
• Informed: viene informato passivamente del risultato;

Project manager

Il project manager è la figura che individua, impegna e coordina le risorse al fine di conseguire gli obiettivi di costi, tempi e qualità del progetto.

Le sue competenze sono:

• visione strategica: imposta il progetto con una visione globale;
• capacità predittiva: intuisce e anticipa le richieste di mercato, clienti e problematiche;
• coordinamento: coordina risorse, creando un clima costruttivo;
• leadership: motiva e delega lavoro, mantenendo il controllo sulle attività;
• negoziazione: media tra stakeholder e gestisce conflitti e priorità;